Regulamin konwentu

Zgoda rodzica_opiekuna na udział nieletniego w Konwencie
Zgoda rodzica_opiekuna na udział nieletniego w Konwencie (wolontariusze)

Regulamin XVII edycji konwentu Imladris: Krakowski Weekend z Fantastyką

 

  1. Postanowienie wstępne i definicje
    • 1.1. Organizatorem XVII edycji konwentu Imladris: Krakowski Weekend z Fantastyką, zwanego dalej Konwentem, jest Fundacja „Historia Vita” z siedzibą w Krakowie, nr KRS 0000452311 oraz wyznaczone przez nią osoby legitymujące się podczas Konwentu identyfikatorami organizatora, zwani dalej Organizatorem.
    • 1.2. Konwent odbywa się na terenie Liceum nr 42 w Krakowieprzy ul. Studenckiej 13, w dniach 12-14 października 2018.
    • 1.3. Każda osoba biorąca udział w Konwencie, w szczególności osoby, które opłaciły akredytację, twórcy programu, goście Konwentu, wyznaczona przez Organizatora obsługa oraz ochrona, zwani dalej są Uczestnikami.

 

  1. Akredytacja na Konwent
    • 2.1. Akredytacje na Konwent można zakupić w przed sprzedaży (zwanej preakredytacją) za pośrednictwem strony z formularzem akredytacji do dnia ogłoszonego przez Organizatora lub w dniu rozpoczęcia Konwentu i poszczególnych jego dniach w punkcie akredytacji.
    • 2.2. Koszt akredytacji ustalony zostaje na poziomie 
      • 2.1. W pre-akredytacji (zakup do dnia 05/10/2018) – [cena zostanie podana w 2018 roku] za udział w całym konwencie (3 dni)
      • 2.2. Po zamknięciu pre-akredytacji na miejscu konwentu:
        • [cena zostanie podana w 2018 roku] za udział w całym konwencie
        • [cena zostanie podana w 2018 roku] akredytacja w piątek
        • [cena zostanie podana w 2018 roku] akredytacja w sobotę
        • [cena zostanie podana w 2018 roku] akredytacja w niedzielę
      • 2.3. Do noclegu na terenie konwentu upoważnia jedynie akredytacja pełna za udział w całym konwencie, kupiona w pre-akredytacji lub na miejscu w trakcie trwania konwentu. Ilość miejsc noclegowych jest ograniczona do 100 sztuk (chyba że organizator postanowi inaczej i ogłosi zmianę na stronie internetowej konwentu oraz w niniejszym regulaminie). Informacja o dostępnej pozostałej ilości miejsc noclegowych będzie zamieszczona na stronie internetowej konwentu.
    • 2.3. Zwolnienia a opłaty akredytacyjnej przewidziane są dla następujących osób:
      • 2.3.1. uczniów Gimnazjum nr 2 w Krakowie / Liceum nr XLII w Krakowie, na podstawie ważnej legitymacji szkolnej;
      • 2.3.2. dzieci do 5 roku życia przebywających na Konwencie z prawnym(i) opiekunem(ami);
      • 2.3.3. twórców programu w przypadku zrealizowaniu minimum jednego punktu programu podczas trwania Konwentu po wcześniejszym zgłoszeniu punktu programu u Organizatora;
      • 2.3.4. gości Konwentu ogłoszonych przez Organizatora oficjalnymi kanałami informacyjnymi;
      • 2.3.5. przedstawicieli mediów po wcześniejszych uzgodnieniach z Organizatorem uprawnionych do otrzymania akredytacji medialnej;
    • 2.4. Każda osoba przybyła na Konwent zobowiązana jest wylegitymować się podczas akredytacji ważnym dowodem tożsamości ze zdjęciem.
    • 2.5. Osoby niepełnoletnie od 12. do 18. roku życia są zobowiązane przedstawić w punkcie akredytacji zgodę rodziców bądź opiekunów prawnych na udział w Konwencie według wzoru zamieszczonego na stronie http://imladris.in/wp-content/uploads/2016/03/zgoda2016.pdf Zgoda musi zawierać dane kontaktowe do wyżej wymienionych osób.
    • 2.6. Osoby poniżej 12. roku mogą przebywać na Konwencie wyłącznie z rodzicami bądź opiekunami prawnymi.
    • 2.7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany ceny akredytacji w dowolnej chwili, w tym ceny indywidualnej akredytacji na podstawie ustaleń z danym Uczestnikiem Konwentu.
    • 2.8. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy sprzedaży akredytacji bez podania powodu.
    • 2.9. Zabrania się wprowadzania zwierząt na teren Konwentu. Zakaz nie dotyczy zwierząt-przewodników osób niepełnosprawnych.

 

  1. Udział w Konwencie
    • 3.1. Na terenie Konwentu można przebywać od godziny 17:00 w piątek do godziny 16:00 w niedzielę. Osoby, które wykupiły akredytację jednodniową, muszą opuścić teren Konwentu przed 23:00 w danym dniu, w którym obowiązuje zakupiona akredytacja jednodniowa.
    • 3.2. Na terenie Konwentu mogą przebywać tylko osoby posiadające stosowny identyfikator oraz pracownicy obiektu, w którym odbywa się Konwent. Osoby nieuprawnione do przebywania na terenie obiektu zostaną bezzwłocznie wyprowadzone z terenu Konwentu przez ochronę/obsługę.
    • 3.3. Identyfikatorów nie można udostępniać osobom trzecim. Każdy Uczestnik Konwentu zobowiązany jest do noszenia identyfikatora w widocznym miejscu. W przypadku zgubienia identyfikatora należy niezwłocznie zgłosić się do akredytacji. Duplikat wydawany jest za opłatą odpowiadającą równowartości wykupionej wejściówki.
    • 3.4. Na terenie Konwentu należy zachować porządek i czystość oraz posprzątać pomieszczenia, w których się przebywało.
    • 3.5. Samodzielne naklejanie plakatów, ogłoszeń i tym podobnych na terenie Konwentu bez zgody Organizatora jest zabronione. Nie dozwolone jest również prowadzenie sprzedaży bez posiadania identyfikatora wystawcy wydanego na akredytacji lub bez wyraźnego pozwolenia udzielonego przez Organizatora oraz w miejscach nie wyznaczonych przez Organizatora.
    • 3.6. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody fizyczne, materialne i moralne Uczestników Konwentu. Za wszelkie szkody odpowiedzialność finansową i prawną ponoszą wyłącznie ich sprawcy.
    • 3.7. Na terenie Konwentu obowiązuje całkowity zakaz wnoszenia i spożywania alkoholu oraz środków odurzających w jakiejkolwiek formie. Osoby nietrzeźwe lub znajdujące się pod wpływem wyżej wymienionych środków, a także zachowujące się w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i zasadami kultury oraz niestosujące się do postanowień Regulaminu mogą być usunięte z terenu Konwentu oraz pozbawione prawa Uczestnictwa bez prawa do zwrotu akredytacji, a corpus delicti zatrzymane w depozycie. Palenie tytoniu i e-papierosów jest dozwolone jedynie w wyznaczonej przez organizatora
    • 3.8. Na teren Konwentu zabronione jest wnoszenie wszelkich niebezpiecznych przedmiotów, w tym broni palnej (w tym czarno-prochowej), materiałów wybuchowych oraz pirotechnicznych, broni białej (za wyjątkiem tzw. broni białej bezpiecznej), pistoletów na kulki (replik ASG) i materiałów radioaktywnych oraz innych przedmiotów wymienionych w ustawie z dnia 21. maja 1999r. o broni i amunicji. Przepis ten nie dotyczy ochrony oraz osób przygotowujących pokazy i prelekcje przewidziane w programie Konwentu, za uprzednią zgodą Organizatora. Na terenie Konwentu obowiązuje zakaz chodzenia z obnażonymi ostrzami. Repliki ASG muszą mieć rozładowany magazynek oraz obowiązuje zakaz kierowania lufy w kierunku ludzi i zwierząt (za wyjątkiem przyzwolenia od Organizatora w przypadku pozowania do zdjęć).
    • 3.9. Na terenie Konwentu obowiązuje zakaz używania otwartego ognia.
    • 3.10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione lub pozostawione bez opieki.
    • 3.11. Każdy Uczestnik Konwentu jest zobowiązany do kulturalnego zachowania i podporządkowania się decyzjom Organizatora (w tym obsługi i ochrony obiektu, w którym odbywa się Konwent oraz wyznaczonej przez Organizatora). Od decyzji można odwołać się do Organizatora, którego decyzja jest ostateczna.
    • 3.12. Osoba naruszająca prawo, w szczególności powodująca zagrożenie życia, zdrowia, napastująca lub naruszająca dobra materialne innych Uczestników, zostanie usunięta z terenu Konwentu bez zwrotu akredytacji, a sprawa przekazana odpowiednim służbom porządkowym.

 

  1. Program oraz atrakcje podczas trwania Konwentu
    • 4.1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konwentu bez konieczności wcześniejszego ustalania zmian z Uczestnikami; zmiany w programie nie stanowią podstawy do ubiegania się o zwrot kosztów akredytacji; o zmianach w programie Organizator będzie informował najpóźniej w dniu, w którym odbyć się ma dana atrakcja.
    • 4.2. Organizatorzy i obsługa zastrzegają sobie prawo do uczestnictwa we wszystkich konkursach i turniejach.

 

  1. Postanowienia końcowe
    • 5.1. Uczestnik Konwentu wyraża zgodę na wykorzystanie jego wizerunku w publikacjach poligraficznych i elektronicznych na potrzeby promocji Konwentu i Organizatora, oraz na potrzeby relacji z Konwentu przez zaproszone media, bez ograniczeń czasowych i geograficznych.
    • 5.2. Uczestnik Konwentu zgadza się na udostępnienie Organizatorowi swoich danych osobowych (imię, nazwisko, data urodzenia, nr dowodu tożsamości, miejscowość pochodzenia). Dane te są wykorzystywane tylko i wyłącznie do celów ewidencji na użytek Organizatora i nie są udostępniane osobom trzecim. Administratorem danych jest Organizator, Uczestnikom Konwentu przysługuje prawo do wglądu w ich dane, prawo do ich poprawienia i żądania usunięcia.
    • 5.3. Podpis na liście akredytacyjnej oznacza akceptację wszystkich punktów niniejszego regulaminu. Nieprzestrzeganie regulaminu może spowodować pozbawienie prawa do uczestnictwa w Konwencie bez zwrotu akredytacji; nieznajomość regulaminu nie zwalnia od odpowiedzialności Uczestników.
    • 5.4. W kwestiach nieregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
    • 5.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności i nie utożsamia się z opiniami wygłaszanymi przez Uczestników podczas trwania Konwentu.
    • 5.6. W kwestiach spornych Organizator zastrzega sobie do podjęcia ostatecznej decyzji.
    • 5.7. Organizator zastrzega sobie prawo do ostatecznej interpretacji niniejszego regulaminu Konwentu.
    • 5.8. Niniejszy regulamin dostępny jest na oficjalnej stronie internetowej Konwentu oraz w punkcie akredytacyjnym podczas trwania Konwentu.