Regulamin konwentu


Regulamin XVII edycji konwentu Imladris: Krakowski Weekend z Fantastyką

 

  1. Postanowienie wstępne i definicje
    • 1.1. Organizatorem XVII edycji konwentu Imladris: Krakowski Weekend z Fantastyką, zwanego dalej Konwentem, jest Fundacja „Historia Vita” z siedzibą w Krakowie, nr KRS 0000452311 oraz wyznaczone przez nią osoby legitymujące się podczas Konwentu identyfikatorami organizatora, zwani dalej Organizatorem.
    • 1.2. Konwent odbywa się na terenie Liceum nr 42 im. Adama Mickiewicza w Krakowie przy ul. Studenckiej 13, w dniach 9-11 listopada 2018 roku.
    • 1.3. Każda osoba biorąca udział w Konwencie, w szczególności osoby, które opłaciły akredytację, twórcy programu, goście Konwentu, wyznaczona przez Organizatora obsługa oraz ochrona, zwani dalej są Uczestnikami.
  1. Akredytacja na Konwent
    • 2.1. Akredytację na Konwent można zakupić w przed sprzedaży (zwanej pre-akredytacją) za pośrednictwem strony z formularzem akredytacji do dnia ogłoszonego przez Organizatora lub w dniu rozpoczęcia Konwentu i poszczególnych jego dniach w punkcie akredytacji.
    • 2.2. Zakupiony w pre-akredytacji bilet podlega wymianie podczas trwania Konwentu na odpowiedni identyfikator uczestnika w dniu przybycia i okazania go na stanowisku akredytacji Konwentu
    • 2.3. Koszt akredytacji ustalony zostaje na poziomie 
      • 2.1. W pre-akredytacji (zakup do dnia 04/11/2018) – 40.00 zł
      • 2.2. Po zamknięciu pre-akredytacji na miejscu konwentu:
        • 50.00 zł za udział w całym konwencie
        • 20.00 zł akredytacja w piątek
        • 30.00 zł akredytacja w sobotę
        • 10.00 zł akredytacja w niedzielę
    • 2.4. Zwolnienia a opłaty akredytacyjnej przewidziane są dla następujących osób:
      • 2.3.1. uczniów Gimnazjum nr 2 w Krakowie / Liceum nr XLII im. Adama Mickiewicza w Krakowie, na podstawie ważnej legitymacji szkolnej;
      • 2.3.2. kadry pedagogicznej, nauczycieli i pracowników Liceum nr XLII im. Adama Mickiewicza w Krakowie (zgodnie z wykazem bieżąco zatrudnionych pracowników szkoły);
      • 2.3.3. dzieci do 5 roku życia przebywających na Konwencie z prawnym(i) opiekunem(ami);
      • 2.3.4. twórców programu w przypadku zrealizowaniu minimum dwóch punktów programu (lub odpowiednika 2h programu) podczas trwania Konwentu po wcześniejszym zgłoszeniu i zaakceptowaniu punktu programu przez Organizatora, w przypadku kiedy zostają na cały Konwent; lub w przypadku w którym zorganizują min. 1h programu w danym wybranym dniu i zostają na Konwencie tylko w ten wybrany dzień, w którym odbywa się dana atrakcja programowa
      • 2.3.5. gości Konwentu oraz ambasadorów Konwentu ogłoszonych przez Organizatora oficjalnymi kanałami informacyjnymi;
      • 2.3.6. przedstawicieli mediów po wcześniejszych uzgodnieniach z Organizatorem uprawnionych do otrzymania akredytacji medialnej
      • 2.3.7. przedstawiciele wystawców, sponsorów, ochrony, obsługi, osoby wyznaczone przez Organizatora znajdujące się w zespole organizacyjnym Konwentu
      • 2.3.8. przedstawicieli patronów na postawie podpisanych umów patronackich oraz zgodnie z ustaleniami z Organizatorem
    • 2.5. Do zniżki przy zakupie opłaty akredytacyjnej upoważnione są następujące osoby:
      • 2.5.1. twórcy programu pod warunkiem zgłoszenia i przyjęcia minimum jednego punktu programu do programu Konwentu, zniżka 50% od kwoty pre-akredytacji.
      • 2.5.2. osoby niepełnoletnie między 6. a 14. rokiem życia, zniżka 50%.
    • 2.6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany ceny akredytacji w dowolnej chwili acz nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem Konwentu, w tym ceny indywidualnej akredytacji na podstawie ustaleń z danym Uczestnikiem Konwentu; akredytacje zakupione przed zmianą ceny akredytacji nie podlegają żadnym zmianom.
    • 2.7. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy sprzedaży akredytacji wybranej osobie lub osobom bez podania powodu.
    • 2.8. Organizator nie zakłada możliwości dokonywania zwrotów za zakupione przez uczestników akredytacje (zarówno pre-akredytacja jak i akredytacje zakupione podczas Konwentu) za wyjątkiem kilku wymienionych niżej przypadków:
      • 2.8.1. osób, które zakupiły pre-akredytacje, ale ich zgłoszenie programowe zostało przyjęte po wykupieniu pre-akredytacji, zwrot zależy od ilości przyjętych punktów programu (pełny zwrot lub zniżka 50%);
      • 2.8.2. osób, które zakupiły akredytację w trakcie konwentu, ale ich zgłoszenie programowe zostało przyjęte awaryjnie w trakcie konwentu, zwrot zależy od ilości przyjętych punktów programu (pełny zwrot lub zniżka 50%);
      • 2.8.3. osób, które zakupiły pre-akredytacje, ale ich zgłoszenie do obsługi zostało przyjęte po wykupieniu pre-akredytacji, zwrot 100% kosztów.
    • 2.9. Możliwe jest odstąpienie pre-akredytacji osobie trzeciej, w tym celu Uczestnik z wykupioną pre-akrydytacją zobowiązany jest do skontaktowania się z Organizatorem drogą mailową i ustalenia szczegółów przepisania wejściówki na osobę trzecią, nie mnie nie może to nastąpić później jak na 7 dni przed rozpoczęciem Konwentu.
  2. Identyfikacja Uczestników Konwentu
    • 3.1. Każda osoba przybyła na Konwent zobowiązana jest wylegitymować się podczas akredytacji:
      • 3.1.1. ważnym dowodem tożsamości ze zdjęciem;
      • 3.1.2. w przypadku osób niepełnoletnich między 12. a 18. rokiem życia – ważną legitymacją szkolną wraz z przedłożeniem zgody opiekuna prawnego na udział w Konwencie (według wzoru zamieszczonego na stronie);
      • 3.1.3. w przypadku nieletnich poniżej 12 roku życia uczestnicy muszą akredytować się oraz przebywać cały czas pod opieką prawnego opiekuna legitymującego się ważnym dowodem tożsamości ze zdjęciem.
    • 3.2. Na terenie Konwentu mogą przebywać tylko osoby posiadające stosowny identyfikator Uczestnika oraz pracownicy obiektu, w którym odbywa się Konwent. Osoby nieuprawnione do przebywania na terenie obiektu zostaną bezzwłocznie wyprowadzone z terenu Konwentu przez ochronę/obsługę.
    • 3.3. Identyfikatorów nie można udostępniać osobom trzecim.
    • 3.4. Każdy Uczestnik Konwentu zobowiązany jest na terenie Konwentu do noszenia identyfikatora w widocznym miejscu.
    • 3.5. W przypadku zgubienia identyfikatora należy niezwłocznie zgłosić się do akredytacji. Duplikat wydawany jest za opłatą odpowiadającą równowartości wykupionej wejściówki.
  3. Organizacja sleeproomu na Konwencie
    • 4.1. Do noclegu na terenie konwentu upoważnia jedynie akredytacja pełna za udział w całym konwencie, kupiona w pre-akredytacji lub na miejscu w trakcie trwania Konwentu.
    • 4.2. Ilość miejsc noclegowych jest ograniczona do 150 sztuk (chyba, że Organizator postanowi inaczej i ogłosi zmianę na stronie internetowej Konwentu oraz w niniejszym regulaminie). Informacja o dostępnej pozostałej ilości miejsc noclegowych będzie zamieszczona na stronie internetowej konwentu oraz dostępna będzie na miejscu na terenie Konwentu w czasie jego trwania.
    • 4.3. Na terenie wyznaczonych przez Organizatora sleeproomów obowiązuje cisza nocna trwająca od godziny 24:00 do godziny 7:00; nie przestrzeganie ciszy nocnej skutkować może upomnieniem ze strony organizatora, a w przypadku jej nagminnego łamania może poskutkować odmówienia Uczestnikowi miejsca w wyznaczonym sleeproomie.
    • 4.4. Organizacja miejsca w sleeproomie koordynowana jest przez obsługę Konwentu; w szczególności Uczestnicy zobowiązani są do stosowania się do poleceń Organizatora i wyznaczonej obsługi jeśli chodzi o rozlokowanie Uczestników w sleeproomach (nie blokowanie przejść, nie zajmowanie wielu miejsc noclegowych na raz przez jedną osobą, zachowanie porządku w sleeproomie).
  4. Uczestnicy w Konwencie
    • 5.1. Uczestnicy Konwentu posiadający akredytację na cały Konwent mogą przebywać na jego terenie od momentu jego rozpoczęcia do jego oficjalnego zakończenia; wyjątek stanowią osoby wyznaczone przez Organizatora w szczególności obsługa i ochrona, które mogą przybywać na terenie Konwentu do momentu zakończenia prac porządkowych na terenie Konwentu.
    • 5.2. Uczestnicy, którzy wykupili akredytację jednodniową, muszą opuścić teren Konwentu najpóźniej do godziny 6:00 dnia następnego od dnia, w którym obowiązuje zakupiona akredytacja jednodniowa lub w przypadku wejściówki niedzielnej, w momencie zakończenia Konwentu.
    • 5.3. Na terenie Konwentu należy zachować porządek i czystość oraz posprzątać pomieszczenia, w których się przebywało.
    • 5.4. Każdy Uczestnik Konwentu jest zobowiązany do kulturalnego zachowania i podporządkowania się decyzjom Organizatora (w tym obsługi i ochrony obiektu, w którym odbywa się Konwent oraz wyznaczonej przez Organizatora). Od decyzji można odwołać się do Organizatora, którego decyzja jest ostateczna
    • 5.5. Każdy uczestnik Konwentu zobowiązany jest do traktowania pozostałych uczestników z szacunkiem. Nękanie fizyczne lub słowne może skutkować usunięciem z Konwentu i zgłoszeniem do odpowiednich służb.
    • 5.6. Osoba naruszająca prawo, w szczególności powodująca zagrożenie życia, zdrowia, napastująca lub naruszająca dobra materialne innych Uczestników, zostanie usunięta z terenu Konwentu bez zwrotu akredytacji, a sprawa przekazana odpowiednim służbom porządkowym.
  5. Twórcy programu oraz atrakcje na Konwencie
    • 6.1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Konwentu bez konieczności wcześniejszego ustalania zmian z Uczestnikami; zmiany w programie nie stanowią podstawy do ubiegania się o zwrot kosztów akredytacji; o zmianach w programie Organizator będzie informował najpóźniej w dniu, w którym odbyć się ma dana atrakcja.
    • 6.2. Osoby prowadzące punkty programu zobowiązane są do oddania sali prelekcyjnej w stanie, w jakim została im wydana. W przypadku rażących uszkodzeń sali podczas jej wydawania, osoby prowadzące punkty programu zobowiązane są niezwłocznie powiadomić o tym Organizatora.
    • 6.3. Osoby korzystające ze zniżki w akredytacji za przeprowadzane punkty programu w przypadku nie wywiązania się ze swoich zobowiązań zobowiązane są wnieść dopłatę do akredytacji w wysokości zniżki.
    • 6.4. Osoby biorące udział w przygotowaniu i obsłudze Konwentu nie mogą brać udziału w konkursach i turniejach przeprowadzanych podczas Konwentu. W konkursach i turniejach organizowanych w podczas Konwentu przez podmioty i organizacje inne niż Organizator dodatkowo nie mogą brać udziału przedstawiciele i pracownicy tych podmiotów i organizacji.
    • 6.5. Nagrodami w konkursach stanowiących oficjalną część programu są bony z walutą konwentową podlegające wymianie na nagrody w stoisku z nagrodami. Za niewykorzystaną walutę konwentową nie przewiduje się rekompensaty.
  6. Zakazy obowiązujące na terenie Konwentu
    • 7.1. Zabrania się wprowadzania psów, skrzatów domowych, smoków oraz chodzących kufrów, a także innych zwierząt na teren Konwentu. Zakaz nie dotyczy zwierząt-przewodników osób niepełnosprawnych.
    • 7.2. Na terenie Konwentu obowiązuje całkowity zakaz wnoszenia i spożywania alkoholu oraz środków odurzających w jakiejkolwiek formie.
    • 7.3. Osoby nietrzeźwe lub znajdujące się pod wpływem wyżej wymienionych środków, a także zachowujące się w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i zasadami kultury oraz niestosujące się do postanowień Regulaminu mogą być usunięte z terenu Konwentu oraz pozbawione prawa Uczestnictwa bez prawa do zwrotu akredytacji, a corpus delicti zatrzymane w depozycie.
    • 7.4. Palenie tytoniu i e-papierosów jest dozwolone jedynie w wyznaczonej przez organizatora.
    • 7.5. Na teren Konwentu zabronione jest wnoszenie wszelkich niebezpiecznych przedmiotów, w tym broni palnej (w tym czarno-prochowej), materiałów wybuchowych oraz pirotechnicznych, broni białej (za wyjątkiem tzw. broni białej bezpiecznej), pistoletów na kulki (replik ASG) i materiałów radioaktywnych oraz innych przedmiotów wymienionych w ustawie z dnia 21. maja 1999r. o broni i amunicji.
    • 7.6. Powyższy zapis 7.5. nie dotyczy ochrony oraz osób przygotowujących pokazy i prelekcje przewidziane w programie Konwentu, za uprzednią pisemną zgodą Organizatora.
    • 7.7. Na terenie Konwentu obowiązuje zakaz używania otwartego ognia.
    • 7.8. Na terenie Konwentu obowiązuje zakaz chodzenia z obnażonymi ostrzami.
    • 7.9. Repliki ASG muszą mieć rozładowany magazynek, zwolnioną sprężynę, obowiązuje zakaz kierowania lufy w kierunku ludzi i zwierząt (za wyjątkiem przyzwolenia od Organizatora w przypadku pozowania do zdjęć).
    • 7.10. Samodzielne naklejanie plakatów, ogłoszeń i tym podobnych na terenie Konwentu bez zgody Organizatora jest zabronione. Nie dozwolone jest również prowadzenie sprzedaży bez posiadania identyfikatora wystawcy wydanego na akredytacji lub bez wyraźnego pozwolenia udzielonego przez Organizatora oraz w miejscach nie wyznaczonych przez Organizatora; osoby dokonujące takich czynów zostaną usunięte z terenu Konwentu, a w przypadku dokonania szkody na rzecz Organizatora zostaną  obciążone kosztem ich naprawienia.
    • 7.11. Na terenie konwentu zabrania się prowadzenia działalności politycznej oraz agitacji politycznej; osoby prowadzące taką działalność zostaną usunięte z terenu Konwentu bez prawa do zwrotu kosztów akredytacji.
  7. Opieka medyczna w Konwencie
    • 8.1. Na terenie Konwentu znajduje się punkt doraźnej pomocy medycznej obsługiwany przez ratowników przedmedycznych i ratowników medycznych w zakresie przysługujących im kompetencji zawodowych; świadczenia zdrowotne udzielane na terenie Konwentu mają charakter pomocy doraźnej. Świadczenia zdrowotne z zakresu pomocy doraźnej udzielane są w miejscu wypadku lub w punktach medycznych wyznaczonych przez Organizatora.
    • 8.2. Osoby cierpiące na choroby przewlekłe, alergie itp. zobowiązane są do posiadania własnych leków oraz posiadania przy sobie informacji dotyczących swojego stanu zdrowia, choroby lub utrudnień w leczeniu.
    • 8.3. Poszkodowani/chorzy przyjmowani do punktu pomocy doraźnej będą legitymowani na podstawie dowodu tożsamości i/ lub paszportu, i/ lub legitymacji szkolnej.
    • 8.4. Punkt medyczny nie prowadzi depozytów oraz nie bierze odpowiedzialności za przedmioty wartościowe Uczestników.
    • 8.5. Jeżeli przy badaniu poszkodowanego zostanie powzięte uzasadnione podejrzenie, że jego uszkodzenie ciała lub zaburzenia czynności pozostają w związku z popełnieniem przestępstwa, osoba świadcząca pomoc medyczną zawiadamia Organizatora, a Organizator powiadamia o danym przypadku Policję.
    • 8.6. W uzasadnionych przypadkach poszkodowany uczestnik zostanie przetransportowany do Zakładu Opieki Zdrowotnej.
  8. Postanowienia końcowe
    • 9.1. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody fizyczne, materialne i moralne Uczestników Konwentu. Za wszelkie szkody odpowiedzialność finansową i prawną ponoszą wyłącznie ich sprawcy, lub w przypadku osób niepełnoletnich, ich prawni opiekunowie.
    • 9.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione lub pozostawione bez opieki.
    • 9.3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności i nie utożsamia się z opiniami wygłaszanymi przez Uczestników podczas trwania Konwentu.
    • 9.4. Uczestnik Konwentu wyraża zgodę na wykorzystanie jego wizerunku w publikacjach poligraficznych i elektronicznych na potrzeby promocji Konwentu i Organizatora, oraz na potrzeby relacji z Konwentu przez zaproszone media, bez ograniczeń czasowych i geograficznych.
    • 9.5. Uczestnik Konwentu zgadza się na udostępnienie Organizatorowi swoich danych osobowych (imię, nazwisko, data urodzenia, nr dowodu tożsamości, miejscowość pochodzenia). Dane te są wykorzystywane tylko i wyłącznie do celów ewidencji na użytek Organizatora i nie są udostępniane osobom trzecim. Administratorem danych jest Organizator, Uczestnikom Konwentu przysługuje prawo do wglądu w ich dane, prawo do ich poprawienia i żądania usunięcia.
    • 9.6. Odbiór identyfikatora na podstawie pre-akredytacji oraz podpis na liście akredytacyjnej oznacza akceptację wszystkich punktów niniejszego regulaminu oraz zgodę na jego przestrzeganie. Nieprzestrzeganie regulaminu może spowodować pozbawienie prawa do uczestnictwa w Konwencie bez zwrotu kosztów akredytacji; nieznajomość regulaminu nie zwalnia od odpowiedzialności oraz z obowiązku przestrzegania niniejszego regulaminu przez Uczestników Konwentu.
    • 9.7. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie wydarzenia, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo odwołania imprezy, zmiany daty i/lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia; w takim przypadku posiadaczowi akredytacji przysługują uprawnienia przewidziane przepisami prawa.
    • 9.8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany treści regulaminu do 7 dni roboczych, przed rozpoczęciem Konwentu.
    • 9.9. Organizator zastrzega sobie prawo do ostatecznej interpretacji niniejszego regulaminu Konwentu.
    • 9.10. W kwestiach spornych Organizator zastrzega sobie do podjęcia ostatecznej decyzji.
    • 9.11. W kwestiach nieregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
    • 9.12. Niniejszy regulamin dostępny jest na oficjalnej stronie internetowej Konwentu oraz w punkcie akredytacyjnym podczas trwania Konwentu.